Digitalisieren wir unsere Prozesse – oder verbiegen wir sie für die Digitalisierung?

Digitalisierung soll unsere Arbeit erleichtern, Informationen schneller verfügbar machen und die Versorgung sicherer gestalten. Das ist ein sinnvoller Anspruch.

Im Krankenhaus erleben Mitarbeitende allerdings mitunter eine andere Realität: Ein bisher einfacher Ablauf benötigt plötzlich zusätzliche Eingaben, Bestätigungen und Arbeitsschritte. Informationen müssen mehrfach erfasst werden, für alltägliche Tätigkeiten sind zahlreiche Klicks notwendig.

Am Ende ist der Prozess digital. Aber ist er auch besser?

Wenn Hausverstand auf Softwarelogik trifft

Viele Krankenhausabläufe sind über Jahre gewachsen. Manche sind unnötig kompliziert. Andere wurden durch die Erfahrung von Ärzten, Pflegekräften und administrativen Mitarbeitenden laufend verbessert.

Nicht alles davon steht in einem Prozesshandbuch. Oft wissen erfahrene Mitarbeitende einfach, welche Information wann benötigt wird, welche Abstimmung sinnvoll ist und wann ein Patient einen anderen als den vorgesehenen Standardweg braucht.

Dahinter steckt häufig wertvolles Erfahrungswissen – oder schlicht Hausverstand.

Natürlich ist nicht jeder gewachsene Ablauf gut. Manche funktionieren nur, weil Einzelne ständig organisatorische Schwächen ausgleichen.

Aber bevor wir Prozesse digitalisieren, sollten wir verstehen, warum sie funktionieren.

Die Software sollte einen guten Prozess unterstützen. Nicht der Prozess den Möglichkeiten der Software untergeordnet werden.

Mehr Klicks, mehr Arbeit, mehr Unzufriedenheit

Was auf Projektebene als erfolgreiche Digitalisierung gilt, kann für die einzelne Ärztin oder Pflegekraft zusätzlichen Aufwand bedeuten.

Verschachtelte Menüs, zahlreiche Pflichtfelder und unübersichtliche Eingabemasken kosten Zeit und Konzentration. Jeder zusätzliche Klick erscheint unbedeutend. Über einen gesamten Dienst summieren sich solche Schritte jedoch zu einer spürbaren Belastung.

Besonders erstaunlich ist dabei, wie wenig Aufmerksamkeit mitunter dem User-Interface-Design gewidmet wird.

Während wir privat weitgehend intuitive digitale Anwendungen verwenden, erinnern manche Oberflächen im Krankenhaus eher an Software aus dem Jahr 1996: überladene Masken, unübersichtliche Tabellen und Funktionen, die nur nach längerer Einschulung auffindbar sind.

Dabei ist gutes Design keine kosmetische Frage. Es entscheidet darüber, wie schnell Informationen gefunden, Aufgaben erledigt und Fehler vermieden werden können.

Wissenschaftliche Untersuchungen zeigen Zusammenhänge zwischen schlechter Benutzerfreundlichkeit elektronischer Patientenakten, zusätzlicher Arbeitsbelastung und Stress. Auch eine 2026 veröffentlichte Studie verdeutlicht, dass die Einführung digitaler Systeme Arbeitsabläufe nicht automatisch verbessert. [1, 2]

Digitalisierung darf nicht dazu führen, dass hoch qualifizierte Gesundheitsberufe einen wachsenden Teil ihrer Arbeitszeit mit der Bedienung schlecht gestalteter Software verbringen.

Wenn Entscheidungen anderswo getroffen werden

Aus Sicht der Krankenhausführung kommt eine weitere Herausforderung hinzu.

Nicht jede Entscheidung über Software, Dokumentationspflichten oder technische Standards wird im einzelnen Krankenhaus getroffen. Vorgaben entstehen häufig auf gesetzlicher, organisatorischer oder übergeordneter IT-Ebene.

Dafür gibt es gute Gründe. Einheitliche Standards ermöglichen Datenaustausch, Nachvollziehbarkeit und Zusammenarbeit zwischen Einrichtungen.

Schwierig wird es, wenn zentral getroffene Entscheidungen auf den klinischen Alltag treffen.

Die Krankenhausführung muss eine Veränderung umsetzen und gegenüber ihren Mitarbeitenden vertreten, obwohl sie auf die grundlegende Entscheidung möglicherweise nur begrenzten Einfluss hatte.

Und wer täglich mit zusätzlichen Eingaben und umständlichen Abläufen arbeitet, wird verständlicherweise nach dem Nutzen fragen.

Besonders schwer lässt sich Digitalisierung vermitteln, wenn der Nutzen auf Systemebene entsteht, die zusätzliche Arbeit aber beim einzelnen Mitarbeiter anfällt.

Hier reicht es nicht, auf verbindliche Vorgaben zu verweisen. Führung muss Belastungen ernst nehmen, Probleme sichtbar machen und Rückmeldungen an jene Stellen weitergeben, die Systeme und Prozesse gestalten.

Gleichzeitig braucht es auf übergeordneter Ebene die Bereitschaft, Lösungen nach ihrer Einführung tatsächlich zu verbessern.

Erst den Prozess verstehen, dann digitalisieren

Gute Digitalisierung beginnt nicht mit der Frage, was eine Software kann.

Sie beginnt mit der Frage, welches Problem wir lösen wollen.

Dazu müssen wir den tatsächlichen Arbeitsablauf verstehen, unnötige Schritte erkennen und das Erfahrungswissen der Mitarbeitenden einbeziehen.

Aus meiner Sicht sind dafür vier Grundsätze entscheidend:

1. Anwender früh beteiligen. Ärzte, Pflege und Administration müssen Prozesse mitgestalten – nicht erst die fertige Software kennenlernen.

2. Benutzerfreundlichkeit ernst nehmen. Klickzahlen, Übersichtlichkeit und Zeitaufwand gehören zu den Qualitätskriterien eines digitalen Systems.

3. Unnötige Arbeit konsequent beseitigen. Neue digitale Schritte sollten nicht einfach zusätzlich zu bestehenden Abläufen entstehen.

4. Erfolg im Alltag messen. Entscheidend sind nicht nur technische Funktion und Projektabschluss, sondern Arbeitsaufwand, Mitarbeiterzufriedenheit und Patientensicherheit.

Dabei müssen wir auch akzeptieren, dass manche bisherigen Prozesse verändert werden sollten. Standardisierung kann Sicherheit schaffen und die Zusammenarbeit verbessern.

Aber ein erfolgreich abgeschlossenes IT-Projekt ist noch kein erfolgreich verbesserter Versorgungsprozess.

Digitalisierung muss den Menschen dienen

Gerade wenn Krankenhäuser künftig stärker als Drehscheiben regionaler Gesundheitsversorgung wirken sollen, brauchen wir funktionierende digitale Verbindungen zwischen Krankenhaus, niedergelassenem Bereich, Pflege und Rehabilitation.

Doch auch dabei dürfen wir bestehende organisatorische Grenzen und umständliche Abläufe nicht einfach digital nachbauen.

Ein elektronischer Entlassungsbrief ist hilfreich. Ein gut organisierter Übergang zum Hausarzt oder zur mobilen Pflege ist aber mehr als ein Dokument.

Entscheidend ist, ob Informationen rechtzeitig verfügbar sind, Zuständigkeiten geklärt werden und der nächste Versorgungsschritt funktioniert.

Wir sollten Digitalisierung deshalb nicht an der Zahl eingeführter Anwendungen messen, sondern daran, ob sie Arbeit erleichtert und Versorgung verbessert.

Die Arbeitszeit und Aufmerksamkeit unserer Gesundheitsberufe sind wertvolle Ressourcen. Wir sollten sie nicht durch unnötige Klicks und schlecht gestaltete Eingabemasken zusätzlich beanspruchen.

Nicht der Mensch muss lernen, möglichst gut für die Software zu arbeiten. Die Software muss dazu beitragen, dass Menschen ihre Arbeit besser machen können.

Quellen

[1] Elektronische Patientenakten, Stress und Burnout im Krankenhaus
Electronic Health Record Stress and Burnout Among Clinicians in Hospital Settings: A Systematic Review. Systematische Übersichtsarbeit über 29 Studien zum Zusammenhang zwischen elektronischen Patientenakten, Benutzerfreundlichkeit, Zeitaufwand und beruflicher Belastung.
PubMed – Originalpublikation

[2] Auswirkungen einer elektronischen Patientenakte auf Arbeitsabläufe
Weigl et al. (2026). Effects of electronic health records implementation on workflow and health care provider outcomes: a prospective, multi-professional cohort study. JAMIA Open, 9(5), ooag177.
Originalstudie – JAMIA Open

[3] Benutzeroberflächen und kognitive Belastung
Agency for Healthcare Research and Quality (AHRQ). Finding the Safer Way: Novel Interaction Design Approaches to Health IT Safety. Forschungsprojekt zur Verbesserung der Darstellung klinischer Informationen und Reduktion kognitiver Belastung.
AHRQ – Forschungsprojekt

[4] Softwaredesign und Medikationssicherheit
Cahill, Cleary & Cullinan (2025). The influence of electronic health record design on usability and medication safety: systematic review. BMC Health Services Research, 25, Artikel 31.
Originalpublikation – BMC Health Services Research